Одна из зарубежных фирм, раздосадованная многочисленными нарушениями партнером договорных сроков, применила к нему строгие экономические санкции. Сопроводительное письмо, извещавшее партнера об этом неприятном решении, заканчивалось строками: «Мы весьма сожалеем, что вынуждены пойти на этот беспрецедентный шаг, который ни в коей мере не должен бросить тень на наши многолетние дружеские отношения».

Этим примером мы хотели показать, что даже в крайне конфликтной ситуации можно найти корректную форму изложения своих чувств. На этом принципе и построены правила написания писем.

Прежде чем писать письмо, надо продумать его содержание и позаботиться о бумаге. Если письмо длинное, берется лист бумаги обычного формата, короткое письмо может быть написано и на аккуратно обрезанной половине листа.

В любом случае в конверт не полагается вкладывать письмо, сложенное более чем в два раза. Поэтому пространные письма на нескольких листах требуют нестандартного конверта большого формата.

В деловой переписке принят машинописный текст. Но приглашения, благодарности, поздравления, соболезнования пишутся только от руки — это подчеркивает искренность, выражает ваше теплое отношение.

Начинать письмо следует с обращения к адресату. Оно сразу же задает нужный тон и определяет восприятие письма. Например, широко принятое у нас слово «уважаемый» звучит нейтрально, с оттенком холодной официальности, а «дорогой» — передает личную заинтересованность писавшего. Нельзя начинать письмо словом «здравствуйте» — оно употребляется лишь в устной беседе.

Воспитанный человек обратится к своему адресату «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый». В переписке с зарубежным корреспондентом принято обращение «господин». Однако, если вы близко знакомы с адресатом, можете написать «дорогой».

Обращаясь к незамужней женщине, всегда следует писать ее имя. В Англии и США при обращении к даме принято указывать имя и фамилию ее мужа, поэтому обращение может выглядеть примерно так: «Глубокоуважаемая госпожа Роберт Хокс!»

В рекомендательных письмах не только следует упомянуть, что вы просите оказать любезность вашему протеже, пожертвовав своим временем, но и обязательно указать, что вы заботитесь о получателе письма, который, несомненно, получит удовольствие от общения с интересным собеседником. Такие слова — своего рода поручительство за человека, о чем следует помнить.

Не менее важно и окончание письма.

Например, если вы не закончите его словами «Искренне ваш...», то у получателя письма может остаться впечатление, что вы за что-то рассердились на него.

Адрес получателя указывается только на конверте, а ваш адрес следует написать и на конверте, и в самом письме — перед приветствием в правом верхнем углу либо в конце письма после подписи справа.

Дата написания помещается под адресом. На конверте за границу адрес пишется печатными буквами: название страны по-русски, затем адрес на языке страны, начиная с имени и фамилии (в обратном порядке по отношению к принятой у нас почтовой традиции).